به عبارت دیگر ماشینی که به وسیله ماشین دیگر کنترل میگردد. بعضی دیگر میگویند که اتوماسیون فقط به سیستمی گفته میشود که به موجب آن اطلاعات لازم دائماً به وسیله ماشینآلات در اختیار ماشین مورد نظر گذاشته میشود تا بتواند به کار خود ادامه دهد.
به هر حال بحث و تفسیر درباره کلمه اتوماسیون بحدی توجه دانشمندان و علاقمندان را به خود جلب کرده است گه کنفرانسهای گوناگونی برای این منظور تشکیل شده و میشود و در تمام این کنفرانسها مساله تعریف اتوماسیون به صورت یک مساله حاد جلوهگرمیشود.

نظریات در مورد اتوماسیون متفاوت است. گروهی از مردم چنین تصور میکنند که اتوماسیون بهشت را از آسمان به زمین خواهد آورد وضعی فراهم خواد کرد که همه مردم بتوانند همان طور که همیشه در انتظارش بودند زندگی کنند. اما گروه دیگر درست نظر عکس را دارند. این گروه عقیده دارند که اتوماسیون موجب بیکاری وسیعی خواهد شد و نباید اجازه داد که اتوماسیون توسعه زیادی پیدا کند.
تعاریفی که برای اتوماسیون شده از تعاریفی که برای مکانیزاسیون (جانشیون کردن ماشین به جای انسان) میشود خارج نیست. شاید یک علت که موجب شده است کلمه اتوماسیون شایع شود این است که مکانیزاسیون جانشین انرژی انسان است حال آنکه اتوماسیون جانشین مغز انسان است^[۹].
سیر تکاملی فناوری اداری
سیر تکاملی فناوری اداری شامل دوره های زیر میباشد (حبیبی، ۱۳۸۳):
فناوری اداری
فناوری رایانه ای
فناوری ارتباطات
در دورهی اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانهای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجاری در آن صورت گیرد. از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جابهجایی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود. در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمز و مالی بود، فراهم گردد.
در دورهی دوم، یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانههای کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهرهمند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با بهره گرفتن از این وسایل و سرمایهگذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمرهشان به خوبی یاری کرد.
در دورهی سوم، یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستمها در یکدیگر. در حقیقت امروزه سیستمهای اداری سیستمهای جهانی هستند که وظیفهی اصلیشان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر میبریم، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا با کیفیت پی بردهاند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.
اتوماسیون اداری
بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. اما از دههی ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری و مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستمهای اداری، سیستمهای اطلاعات اداری، سیستمهای کاربر نهایی و سیستمهای محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. در وافع اتوماسیون اداری در سال ۱۹۶۴ وقتی که آببیام محصول جدید خود یعنی نوار مغناطیسی و ماشین تایپ سلکتوری را معرفی کرد، شروع شد. ماشین تایپی که میتوانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کن. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستمهای کوچک در ریزپردازندهها تبدیل شد. تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل این بود بود که طی دههی ۱۹۷۰ کارآیی کارخانه ها ۸۵ تا ۹۰ درصد افزایش یافت. در حالی که کارآیی دفتری تنها ۴ درصد افزایش داشت. پس بایستی سیستمهای به وجود میآمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم میشدند (رحیمیکیا و همکاران، ۱۳۹۰).
سیستمهای اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستمهای اتوماسیون اداری دارای تعاریف بیشماری است. اتوماسیون اداری شامل تمام سیستمهای الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل میکند. حجم بزرگی از امور روزمره سازمانها، امور دفتری هستند. میتوان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژهپردازها را بر عهده دارند (دادهکاران)، کاربر اصلی و دائمی سیستمهای توماسیون اداری و ساری سیستمهای ارتباطی (نظیر سیستمهای مدیریت اسناد) هستند.
زیرسیستم های اتوماسیون اداری
گرچه معمولاً از اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه یا پیام استفاده میشود، ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای معمول آن هستند. بنابر صرافیزاده (۱۳۸۷) ابزارهای اصلی اتوماسیون اداری شامل کلمهپرداز، پست الکترونیک، تابلوی اعلانات الکترونیکی، پست صوتی، پردازش تصویر، سیستم نوشتار گروهی، کنفرانس ویدیویی و اتوماسیون جامع می باشد. برخی از مهمترین کاربردهای این ابزارها عبارتند از:
تهیه و اسناد مدارک
دریافت و ارسال پیام
انتقال نامه و مکاتبات از طریق خطوط تلفن
پشتیبانی از جعبههای پستی صوتی و ارائه خدمات پیچیده تلفنی
دسترسی برخط به مکاتبات و اسناد دیگر
ارتباط رو در رو و بدون نیاز به مسافرت
ترکیب اسناد و پیامها
نمودار زیر از حبیبی (۱۳۸۳) انواع زیر سیستمهای اتوماسیون اداری را نشان میدهد:
شکل ‏۲-۲:زیر سیستم های اتوماسیون اداری
تاثیر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر این که باعث افزایش محصول یا بازده و صرفهجویی در وقت و یا نیروی کار میشود، باعث موارد زیر نیز میگردد (موسویمدنی و نوروزی، ۱۳۸۵ و رحیمیکیا و همکاران، ۱۳۹۰):
کنترل بهتر بر کار به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار
تبدیل اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر صورت میگیرد. مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ میشود.
قعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگامرسانی کمتر انجام میشود.
سازماندهی پرسنل بهتر انجام میشود، چرا که با بهره گرفتن از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر انجام میشود.
وابستگی کمتر به ادارات برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر.
نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات.
به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص، رضایت شغلی آنها افزایش مییابد.
افزایش رضایت مشتری به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع.
رقابت بیشتر سازمان از طریق استفاده بهتر از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکسالعمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما کاربرد سیستمهای اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از (جلیلی، ۱۳۸۳):
ایجاد تغییرات در محیط انسانی
نادیده گرفتن شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها
به صورت مکانیزه در آمدن فعالیتها
پیچیده شدن و سختی کار با سیستمها
بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم
مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه
نپذیرفتن سیستمهای مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان
کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.
نتایج حاصل از پژوهشها و تحقیقات ارائه شده در خصوص تاثیر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نکات زیر را مشخص کردند:
فناوری اطلاعات بر تمامی ابعاد و جوانب سازمانها تاثیرات شگرفی میگذارد و مدیران سازمانها جهت اداره کارا و اثربخش سازمان ملزم به توجه به مسائل مرتبط با فناوری اطلاعات هستند. چه در غیر این صورت محکوم به فنایند.
سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان افق و چشماندازی است و مقدمهای برای ورود به توسعه و پیشرفت و همچنین همسو با جامعه پیشرفته جهانی که در صورت تعلل و عدم شناخت سیستمهای موجود برای سازمان ایجاد هزینه نموده و عدم کارایی را به همراه خواهد داشت. لذا سیستم اطلاعات مدیریت میبایستی به عنوان یک واحد مدیریتی در سازمانها مورد توجه قرار گیرد و از احیا طرح تکریم ارباب رجوع گرفته تا سرعت در کار و غیره مورد نیاز میباشد.
توسعه سیستمهای اطلاعات از جمله سیستم اتوماسیون اداری در یک سازمان امری یک بار برای همیشه نیست. بلکه باید به صورت دورهای به کار توسعه سیستمهای اطلاعات پرداخت. این ویژگی از ویژگیهای سیستمی تحمیل میشود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره های خاصی آن را روزآمد کرد. به همین دلیل سیستمهای اداری دارای چرخه زندی هستند. چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکلگیری موضوع و نیاز به سیستم اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده و نگهداری در زمان نیاز به تغییر و باز طراحی پایان مییابد.