هر چه اختلافات عمیق تر و به لایه های اصلی بعدی بردس افراد درگیر در این خصوص و دخالت آنها افزایش می یابد که خود علاوه بر بحث صرف زمان و هزینه بیشتر، پیچیدگی و بروز مشکلات را افزایش می دهد. با نگرش بر چگونگی پیدایش این مساله لزوم مدیریت صحیح جهت پر لایه شدن دعاوی احساس می گردد.
از دیدگاه دیگر براساس تعریف پیمان، پیمانکار متعهد به انجام موضوع با کیفیت معلوم در طی مدت زمانی مشخص و براساس قیمت خاصی می باشد. «لذا با بررسی همین تعریف می توان چنین استنباط کرد که اگر هر یک از عوامل اصلی پیمان دچار تفاوت گردد می تواند ادعای پیمانکار را سبب شود. به عبارت دیگر تغییر در زمان، تغییر در شرایط موضوع پیمکان و در نهایت تغییر در قیمت توافق شده در پیمان خود همگی عامل این ادعاها خواهد بود.
نکته مهم در این قضیه در نظر داشتن این مسئله است که این ادعاها خود ممکن است وارد و یا ناوارد و صحیح و یا ناصحیح باشد.
علت اصلی ادعاهای پیش آمده را در دو عامل می توان خلاصه نمود. این دو عامل به یکدیگر وابسته اند و بر هم تاثیرات مهمی نیز می گذارند. این دو عامل عبارتند از:
۱ـ تغییر
۲ـ تاخیر
این دو عامل در نهایت افزایش زمان و هزینه را به دنبال خواهد داشت و افزایش هزینه نیز ادعای مالی را سبب می گردد.
اهمیت زمانی:
اقتضای طبیعت اجرای موضوع پیمان به گونه ایست که عامل زمان در آن تاثیر به سزایی دارد.
معمولاً زمان تکمیل پروژه، جنبه مهمی از قرارداد پروژه می باشد. به طور کلی، کارفرما نیاز خاصی به پروژه دارد و ممکن است به ترتیبات و توافقهای خاصی برای استفاده از تسهیلات کامل شده در تاریخی خاص اقدام کرده باشد.

نکته مهم این است که پیمانکار ممکن است ادعای به ظاهر مالی در خصوص زمان نداشته باشد اما تمدید زمان برای پیمانکار مهم است. چرا که از نظر پولی به نفع اوست، زیرا از لزوم سرعت بخشیدن به کار که پر هزینه است، جلوگیری می کند، یا آنکه ممکن است لزوم رجوع به وجه التزام [خسارت عدم انجام تعهد به موقع] را از بین برد.
حتی اگر چنین به نظر برسد که پروژه می تواند در زمان پیش بینی شده به اتمام برسد، عاقلانه است که راه های قانونی تمدید زمانی را جستجو کند. این گونه تمدیدهای زمانی، حتی اگر لازم به نظر نرسند، فرصتی با ارزش ایجاد می کنند که پیمانکار بتواند در صورت بروز هر گونه تاخیر غیر موجه بعدی از آن ها استفاده کند.
تاخیرات:
در کلیه قراردادهایی کهایفای تعهد منوط است به انجام کار در مدت معین تاخیر در انجام کار قطعا خساراتی را برای طرف مقابل به وجود می آورد. از این منظر زمانایفای تعهد اهمیت زیادی در این نوع قراردادها دارد.
پیمان از جمله قراردادهایی است که اجرای موضوع آن در مدت معین از اهمیت فراوانی برخوردار است اما عامل قسمتی از اختلافها ناشی از تاخیرهایی است که تقصیر حداقل بخشی از آن به عهده کارفرماست. اگر پیش بینی پرداخت خسارت تاخیر در قرارداد نیامده باشد، پیمانکار امکانمناسبی برای دریافت جبرانخسارت تاخیرهای مربوط به کارفرما را دارد.
برآورد مقدار تاوان پولی که می تواند از تاخیر مربوط به کارفرما گرفته شود، مشکل است زیرا پیمانکار ممکن است هزینه هایی اضافی را در اقلام کار وارد کند که مستقیماً از این تاخیر ناشی نشوند.
این گونه هزینه ها ممکن است روی اقلام کاری بدون تغییر یا اقلامی که مستقیماً با این تاخیر ارتباط ندارند، اما به هر حال پیامدی از آن هستند، «بار» شود. این گونه هزینه ها، نتیجه «پدیده موج برداری» «Ripple Effect» هستند که معطوف به این اصل است که تاثیر هزینه یک تغییر یا تاخیر در یک قلم کاری محدود به آن قلم نیست، بلکه در قسمتهای گوناگون یک پروژه اثر می گذارد.
برای مثال، اگر فعالیتی اساسی در یک پروژه دچار چنان تاخیری شود که مدت انجام پروژه دو ماهطولانی تر شود کارفرما ممکن است که به سهولت این تمدید دو ماهه پروژه را بپذیرد، اما تاوان مالی متناسب با این تمدید چقدر است؟ پیمانکار یادآور خواهد شد که حقوق کادر سرپرستی کارگاه صحرایی و دیگر مخارج بالاسری ساختگاه، دو ماه بیشتر ادامه خواهد یافت.
اگر این تمدید زمانی چنان باشد که اجرای پروژه به زمستان یا فصل بارانی بکشد، افت کارایی اجرایی پروژه می تواند قابل ملاحظه باشد. این وضع می تواند سبب شود که برخی از کارگران متقاضی اضافه کار برای اتمام به موقع پروژه شوند. اگر کارگران بیشتری استخدام شوند، با توجه به عدم اشنایی این کارگران جدید با ساختگاه و نیز به دلیل تراکم کارگر، می توان افت کارایی را پیش بینی کرد. اگر توافق کارگری خاتمه یابد یا به دوره دستمزد جدیدی برسد، پیمانکار باید دستمزدی بیش از آنچه که در ابتدا پیش بینی کرده بود، بپردازد. توالی کار نیز می تواند تغییر کند. ماشین آلات ممکن است طی این دوره تاخیر بی کار باقی بمانند که خود به افزایش هزینه های پیمانکار می انجامد.
طی این دوره تاخیر زمانی قیمت مواد و مصالح هم ممکن است افزایش یابد. برخی از مواد ممکن است در اثر تاخیر طولانی خراب شوند و تعویض آنها لازم باشد. با تاخیر در پرداختهای دوره ای یا تاخیر در آزادشدن مبالغ تضمین، پیمانکار ممکن است که ناچار شود در پی منابع تامین مالی جدیدی برآید. مستند کردن بسیاری از این گونه هزینه ها برای پیمانکار مشکل است.
بهترین عملکرد مدیریت رهنمون سازی بدنه جهت دریافت یا پرداخت تاوان برای پدیـده های موج برداری، حفظ دقیق سوابق به صورت تفصیلی و جزء به جزء است.
۲-۸-۳ انواع تاخیرها در پروژه های ساختمانی:
مدیر پروژه (در هر سازمان و طرف) جهت رسیدن پروژه به اهداف نزدیکی موظف به شناخت ریسک های پروژه و کنترل و انتقال مناسب آن می باشد. شناخت انواع تاخیرات در این بین اهمیتی ویژه دارد.
انواع تاخیرات و دلایل آن درطول حیات پروژه را می توان به سه گروه زیر تقسیم کرد:
الف ـ تاخیرهای حاصل از اقدامات پیمانکار یا کارگزاران پیمانکار
ب ـ تاخیرهای حاصل از اقدامات کارفرما یا کارگزاران کارفرما
ج ـ تاخیرهای حاصل از عمل قوای قاهره یا خارج از کنترل طرفهای پیمان
۴ـ تغییرات:
پیچیدگی، بی همتایی، منحصر به فرد و تخصصی بودن فعالیت ها و دخالت افراد مختلف در پروژه از خصوصیات پروژه های عمرانی می باشد. این خصوصیات و نیز عدم تحقق آرمانی اهداف جملگی بروز تغییرات را نتیجه می دهند. باید به این موضوع توجه داشت که هر تغییری، کار اضافه را سبب می گردد اما هوشیارانه این است که بین «کار اضافی» و «اضافه کار» فرق وجود دارد. کار اضافی کاری کاملا مستقل و خارج از قرارداد است و اساسا کاری نیست که برای تحقق موارد ملحوظ در نقشه ها و مشخصات اصلی، نیازی به انجام آن باشد. اما، اضافه کار، کاری است که برای تحقق موارد مندرج در قرارداد، انجام آن لازم است و بدون انجام آن، کار خواسته شده در قرارداد اصلی نمی تواند تکمیل شود.
۲-۸-۴ دعاوی و اختلافات و مدیریت پروژه:
زیاد منفی انگاشتن ادعاها و اختلافات و اعمال دید منفی در برخورد با آنها همانند عدم توجه به آن می تواند پروژه را دچار مشکل نماید. لذا برخورد با اختلاف ظرافت و هنر خای می خواهد و دارای جنبه هنری و در عین حال علمی و نیز تجربی است.
بنا به تعریفی مدیریت به معنای تصمیم گیری و انتخاب از بین گزینه ها می باشد از طرفی مدیریت هم علم است و هم هنر، لذا برخورد با اختلافات مدیریت خاصی می خواهد.
مدیریت اختلافات و دعاوی نقش پیش گیرانه و حلال با حوزه عملکردی بسیار گسترده خواهد داشت. استراتژی های تدوین شده و اجرایی توسط پروژه در این خصوص با توجه به استقرار عموماً هرمی مدیریت در پروژه تاثیری فراگیر بر حایت پروژه خواهد داشت.
از مناظر مختلف می توان به تحلیل مدیریت در دعاوی و اختلافات پرداخت. از جنبه بررسی شخصیتی نیز داشتن خصوصیات مستبدانه و ضد روحیه همکاری و تمامیت خواه کل بدنه هر سیستم را زیر سوال برده و تاثیرگذار خواهد بود. لذا شخصیت فردی مدیر در این بین از اهمیت ویژه ای برخوردار است. دانش فنی و تخصصی نیز نقش غیر قابل انکار در مدیریت دارد.
پیش بینی ها و پیشگیری ها در صورتیکه از چشم تیز بین مدریت دور بمانند ممکن است کل ساختار پروژه را با آفت اختلاف بیمار نمایند. به طور خلاصه با توجه به قدرت تسری بخشی روحیه از مدیر به سایر اجزای سازمان هر یک از طرفین، فقداذن روحیه مشارکت جویی بر اختلافات طرفین خواهد افزود و عملکردی تشدیدی خواهد داشت.
۲-۸-۵ ادعاها عمده پیمانکار (Claim):
پس از بررسی علل و عوامل کلیه ادعاها و تاکید بر نقش مدیریت پروژه در این خصوص لازم است مروری به موضوعاتی که در قالب ادعا از سوی پیمانکار در آغاز، حین و در انتهای پیمان مطرح می شود صورت گیرد. براساس تنظیم پرسشنامه ها و مصاحبه های با عوامل مختلف پروژه، در جامعه آماری تنظیمی این موضوعات شناخته شده است.
تسلیح مدیر پروژه به این شناخت با توجه به خاصیت تسری بخشی افکار مدیریت بر بدنه در پیشگیری از بروز و نیز برخورد با ادعاها و اختلافات تاثیری کارا خواهد داشت. همچنین با تامل به مواردی که در این خصوص به آن اشاره می شود عوامل تغییر و تاخیر روشن تر خواهد شد.
بدیهی است توجه به نوع قرارداد، دولتی یا خصوصی بودن پروژه،کوچک یا بزرگ بودن پروژه، کاربری پروژه (صنعتی ـ مسکونی ـ تجاری ـ …) در حین مطالعه عوامل ذیل می تواند مثمر ثمر باشد:
۱ـ وجود داشتن معارض در زمین تحویلی به پیمانکار
مثلا شخص حقیقی یا حقوقی ادعای مالکیت نسبت به تمام یا بخشی از محل احداث پروژه را بنماید یا مکان مورد نظر را در تصرف خود درآورد که در این صورت پیمانکار تقاضای ضرر و زیان خواهد نمود.
۲ـ عدم وجود اعتبار عمرانی لازم جهت پیشرفت فیزیکی متناسب با برنمهزمانبندی تصویب شده.
ادعای پیمانکار بهنگام عدم تخصیص ریالی لازم جهت تداوم پروژه زمانی قابل بررسی و پذیرش می باشد که صورت وضعیت تائید دشه اما پرداخت نشده ارائه نماید. یعنی صحت وقوع عملیات و طلبکار بردن مجری بواسطه سندهای موجود در ذیحسابی دستگاه کارفرما (البته پرداخت نشده) تائید گردد. بدین ترتیب تقاضاهای افزایش زمان قرارداد و تبدیل طویل المدت و ضرر و زیان شامل حال پیمانکار می گردد.
۳ـ اشتباه یا ناقص بودن برآورد اولیه و در نتیجه، عدم تطابق کار فیزیکی انجام متره با ایتمهای مورد قرارداد.
۴ـ اشتباه بودن نقشه های اجرایی در صورتیکه در بازبینی پیمانکار به رویت و گزارش او و تقاضایش جهت رفع نقیصه رسیده باشد. این ادعا در صورتی است که مورد فوق اصلاح نگردد و انجام طرح به هر نحو موجبات خرابی و یا ایراد خسارت را فراهم نماید.
۵ـ افزایش سقف قرارداد
این افزایش به نحوی که از ۲۵% مبلغ اولیه پیمان تجاوز نماید می تواند موجب عدم پذیرش انجام ادامه عملیات با قیمت قبلی باشد که به هر نحو به ضرر پروژه خواهد بود مگر در موارد خاص که طرفین از ابتدا نسبت به موضوع اشراف و توافق داشته باشند.
۶ـ عدم ابلاغ بموقع دستور کار کارگاهی جهت رفع مشکلات فنی و یا پاسخ خارج از موعد به مکاتبات و پرسش های کتبی پیمانکار.
۷ـ شرایط نامطلوب جوی
این شرایط می تواند گریزی برای فزایش سقف زمانی قرارداد باشد.
۸ـ عوامل مخرب طبیعی مثل زلزله.
۹ـ گویا نبودن و عدم تفهیم کامل پیمانکار در رابطه با جزییات فنی و اجرائی و مصالح مورد نیاز در طرح.
۱۰ـ وجود نواقص در شرایط خصوصی پیمان و مفاد قرارداد.