به منظور حصول اطمینان از اینکه خدمات کتابخانه موثر بوده و مردم از آن اطلاع دارند ، کتابخانه دانشگاهی باید خط مشی ها و روش های اساسی خود را به طور آشکار معین کرده و به شکل نوشته ضبط نماید . عبارتهای کتبی از خط مشی ها در دسترس کارکنان کتابخانه قرار گرفته و آنهاییکه مناسب خارجی دارند ، در اختیار مشتریان کتابخانه و سایر افرادی که احتمالا به آنها احتیاج پیدا کرده و یا آنها را مورد مشاوره قرار می دهند گذشته خواهد شد .
بخش ششم
امور مالی
استاندارد و / ۱
بودجه کتابخانه دانشگاه به اندازه ای باشد که بتواند به تعهدات و مسئولیت های کتابخانه که در استانداردهای قبلی بیان شده است جامه عمل بپوشاند .
تفسیر
مجموع احتیاجات کتابخانه های دانشگاهی را می توان فقط در رابطه با مسئولیتهای آن تعیین کرد . برای عرضه فرمول ها و مقیاسهای عملی که قادر به تعیین نیاز مالی یک کتابخانه دانشگاهی باشند سعی زیادی معمول شده است. این مقیاس ها اطلاعاتی از میزان ثبت نام در دانشگاه ، تا حداقل معینی از بودجه کل دانشگاه را که به کتابخانه اختصاص خواهد یافت در برخواهند گرفت . ناگفته نماند که این نوع روش های عملی همیشه میزان پیچیدگی و نیازهای کتابخانه دانشگاهی و مخصوصا نیازهای مختلف کتابخانه در دانشگاههای متفاوت را برآورده نمی سازد.

ضمناً شرایطی وجود دارند که تعیین یک مدل ثابت و قابل اطمینان در تمام کتابخانه های دانشگاهی را در مورد تقسیم بودجه ، به قسمت های مختلف از قبیل حقوق و دستمزد ، تهیه کتاب صحافی ، کارهای مختلف و سایر مخارج ممکن می سازد . باید خاطرنشان کرد که صرف بودجه به نیازها و حق اولویت های محلی بستگی دارد . به عنوان مثال هرگاه کتابخانه ای به تعداد متناهی واحد منفرد و مجزا خدمت بکند ، طبعاً هزینه های آن در مورد حقوق افزایش می یابد .
تحت هر شرایط کتابخانه های دانشگاهی باید بودجه کافی در اختیار داشته باشند تا علاوه بر توسعه مجموعه و ارائه خدمات مناسب ؛ اعمال لازم را انجام داده و در رفع انتظار ها و نیازها موفق باشند .
استاندارد و / ۲
بودجه کتابخانه دانشگاه باید قسمت ممتازی از بودجه دانشگاه را تشکیل بدهد و تنظیم و صرف آن مطلقاً به عهده رئیس کتابخانه باشد .
تفسیر
مسئولیت تهیه ، عرضه ، و صرف بودجه کتابخانه دانشگاهی به طور صریح و روشن به عهده رئیس کتابخانه محول خواهد شد . او علاوه بر مسئولیت کامل جهت صرف این بودجه قدرت خواهد داشت که برای افزایش کاربرد منابع کتابخانه اقدام کند . آزادی عمل و مسئولیت وی درست به اندازه سایر روسای ادارات کل در دانشگاه خواهد بود . کتابخانه برای تهیه گزارش های مناسب و منظم از مخازن در جریان سال مسئول بوده و این گزارش ها با خواست دانشگاه و با روش های استاندارد تطبیق خواهد کرد .
اهمیت کتابخانه دانشگاه در رابطه با پاسخ گویی به درخواست های متفاوت ، حق اولویت ها و برنامه های آکادمیکی ایجاب می کند که بودجه آن با اطلاع کامل از طرح بودجه دانشگاه تهیه شده و رئیس کتابخانه به طور مستقیم و عملا در جریان دخالت دارد .
۲-۱۰ : تهیه و تدوین و اهداف استانداردهای کتابخانه های دانشگاهی ایران ۱۳۷۳ .
کوشش در راه تدوین این استانداردها ، به بیش از بیست و پنج سال پیش ، یعنی نخستین دهه فعالیت مرکز خدمات کتابداری و آغاز کتابداری نوین در ایران باز می گردد. در همان سالها بود که کتابداران متخصص این مرکز اولین مجموعه استانداردهای کتابخانه ای ایران را با یاری مشاوران خارجی به رشته تحریر درآوردند . متن هر یک از این استانداردها ، برای نظر پرسی نزد کتابداران کتابخانه های مختلف فرستاده شد و بر پایه پیشنهاد ها و نظر آنان ، اصلاحاتی در آن صورت گرفت . در ابتدا ، قرار بر این بود که هر یک از مجموعه استانداردها پس از تصویب وزارت فرهنگ و آموزش عالی وقت برای اجرا در اختیار سازمانهای ذیربط قرار بگیرد ، لکن این کار به دلایلی چند به تعویق افتاد : نخست آنکه کتابداری نوین ایران هنوز پایه و اساس محکم و استواری و منسجمی نداشت که بتوان استانداردهایی را بر آن استوار کرد ؛ دیگر آنکه استانداردهای مورد بحث بیشتر جنبه توصیفی و ارشادی داشت و از دقّت و قاطعیّتی که متکّی به داده های واقعی و شناخت نیازها است بی بهره بود ؛ و بالاخره آنکه این استانداردها بر واقعیت ها ، امکانات ، و احتیاجات جامعه و نیازهای فرهنگی خود این جامعه مبتنی نبود.
کار تدوین استانداردهای حاضر بر پایه اطلاعات و واقعیت های موجود در گستره کتابداری و اطلاع رسانی و کتابخانه های دانشگاهی ایران و با بهره گرفتن از استانداردهای بین المللی در کمّ و کیف استانداردهای ملّی کشورهای دیگر انجام گرفته است . پس از گردآوری آمار و اطلاعات اولیه و تحلیل آن ، چند دانشگاه بزرگ به عنوان گروه نمونه از میان جوامع دانشگاهی کشور انتخاب شدند که عبارت بودند از : دانشگاه تهران ، علوم پزشکی ایران ، شهید بهشتی ، شیراز ، فردوسی مشهد ، تبریز ، اصفهان ، و شهید چمران اهواز . آمار و اطلاعات مربوط به این دانشگاه ها به تفکیک رشته های تحصیلی ( علوم انسانی ، علوم اجتماعی ، هنر ، پزشکی ، مهندسی ، علوم پایه ، کشاورزی ) استخراج شد و با در نظر گرفتن متغیّرهایی مانند تعداد دانشجو ، سند ، نقشه ، فیلم ، اسلاید ، میکروفرم ، بانک کامپیوتری ، و وسعت و فضای کتابخانه ها ، زمینه ای برای رسیدن به اعداد و ارقامی که به عنوان چارچوب ارجاعی مورد نیاز بود به دست آمد . به این ترتیب هر یک از متغیّرهای یاد شده ، در رشته های هفتگانه فوق در تک تک دانشکده ها و دانشگاه ها ارقام سر جمع ، میانگین ، بیشترین و کمترین به دست آمد و ارقام مربوط به تعداد منابع کتابخانه ای به ازای هر دانشجو ، تعداد ، نشریات ادواری به ازای هر دانشجو ، تعداد کارمند به ازای هر هزار دانشجو ، هزینه سرانه هر دانشجو ، نسبت کارکنان کتابخانه به مجموعه ، نسبت بودجه کتابخانه به بودجه دانشگاه یا دانشکده ، و نسبت کارمندان متخصّص به غیر متخصّص نیز محاسبه شد. (تعاونی، ۱۳۹۰)
۲-۱۰-۱ : اهداف تدوین استانداردهای کتابخانه های دانشگاهی .
استانداردهای حاضر ، کوششی است برای تعیین و تعریف یک رشته شرایط و ضوابط واقع بینانه که در صورت تحقّق ، به ارتقای سطح کمّی و کیفی خدمات کتابخانه ها و واحد های اطلاع رسانی دانشگاهی ایران خواهد انجامید . این استاندارد ها بر پایه واقعیت های موجود و امکانات بالقوّه کتابخانه های دانشگاهی ایران و با بهره گرفتن از استانداردهای بین المللی معتبر برای استفاده (۱) کتابداران ، (۲) قانون گذاران و سیاست گذاران ، (۳) مدیران و برنامه ریزان آموزش عالی ایران تهیه و تنظیم شده است .
استانداردهای کتابخانه ای ضوابطی است که با بهره گرفتن از آن می توان خدمات کتابخانه را سنجش و ارزیابی کرد . استانداردها توسط کتابداران متخصّص تدوین می شود تا کار دستیابی به هدف های تعیین شده از سوی آنان را میسّر کند . استانداردهای کتابخانه ای را می توان به عنوان الگوی مطلوب ، راهکارهای نمونه ، ملاک ارزشیابی ، انگیزه ای برای توسعه و پیشرفت آتی ، و نیز به عنوان ابزارهای ضروری برای کمک به تصمیم گیری و عمل ، نه تنها برای کتابداران ، بلکه برای عموم افراد غیر کتابدار که به طور غیر مستقیم با مقوله برنامه ریز و مدیریت کتابخانه ها و خدمات کتابخانه ای سر و کار دارند ، توصیف کرد .
هدف های اصلی این مجموعه عبارتند از :
۱: ارائه الگوی مناسب جهت تشکیل دادن کتابخانه برای دانشکده ها و دانشگاه های تازه تاسیس.
۲ : ایجاد انگیزه برای گسترش ، نوسازی و بهسازی کتابخانه های دانشگاهی موجود .
۳ : ارائه معیارهایی برای ارزیابی کتابخانه های دانشگاهی موجود.
۴ : ارائه رهنمودهایی برای تصمیم گیری و عمل برای کتابداران و سایر افرادی که به طور مستقیم یا غیر مستقیم با برنامه ریزی کتابخانه های دانشگاهی سر و کار دارند . (تعاونی ،۱۳۹۰)
۲-۱۱ : استانداردهای کتابخانه های دانشگاهی ایران ( سال ۱۳۷۳ ) .
۲-۱۱-۱ : استاندارد یک : اهداف و وظایف .
هر کتابخانه دانشگاهی ( اعم از مرکزی یا دانشکده ای ) باید قبل از هر چیز دارای اهداف و وظایف معین و مدون در راستای اهداف سازمان آموزشی متبوع خود باشد .
۲-۱۱-۱-۱ : اهداف : عبارت است از نتایج مورد انتظار شخص یا سازمان ، در مورد اقدام یا فعالیتی خاص. اهداف نقطه محوری فرایند مدیریت ، برنامه ریزی ، سازمان دهی و هدایت و کنترل است . هدف ها از نظر زمانی به سه دسته تقسیم می شوند :
اهداف کوتاه مدت ، که زمان رسیدن به آنها از یک سال تجاوز نمی کند .
اهداف میان مدت ، که زمان رسیدن به آنها از یک تا پنج سال است .
اهداف بلند مدت ، که زمان رسیدن به آنها از پنج سال به بالاست .
۲-۱۱-۱-۲: وظایف : از تقسیم فعالیت ها ، به عناصر قابل اجرا و اندازه پذیر به وجود می آید . ( تعاونی ، ۱۳۹۰ )
۲-۱۱-۲ : استاندارد دوم : سازمان و مدیریت .
سازمان و مدیریت کتابخانه دانشگاهی باید به گونه ای باشد که امکان بهترین و بیشترین بهره وری از منابع و خدمات را در جهت تحقّق اهداف آن فراهم آورد.
مدیریت : فرآیندی که به وسیله آن کوشش های فردی و گروهی به منظور میل به هدف مشترک هماهنگ می شود .
سازمان : گروهی از افراد که برای میل به یک هدف یا منظور مشترک از طریق تقسیم کار و وظایف و از مجرای سلسله مراتب اختیار و مسئولیت قانونی فعّالیت می کنند.
ساختار سازمانی : آرایش اجزای یک سازمان که نمایشگر روابط واحد های تابع آن و خطوط و اختیار و مسئولیت است .
یکی از موضوع هایی که در ارتباط با کتابخانه های دانشگاهی همیشه مورد بحث بوده است ، مدیریت و اداره این مراکز بر اساس نظام متمرکز ، غیر متمرکز یا نیمه متمرکز می باشد .
نظام کاملا متمرکز : در اینجا دانشگاه دارای تنها یک مجموعه یا کتابخانه مرکزی است که در آن هرگونه مطلب برای دانشجو و استاد ، در هر سطح و هر رشته گردآوری می شود . در نتیجه هر دانشکده دارای کتابخانه مستقل و مجزّا نخواهد بود و کل خدمات کتابخانه در سطح دانشگاه در یک محل ارائه می شود . این امر باعث می شود دسترسی به کتابخانه مرکزی برای استادان و دانشجویان بعضی از دانشکده ها سهل تر و برای برخی دیگر به دلیل بعد مسافت دشوارتر شود . این نظام از لحاظ صرفه جویی در منابع مالی و نیروی انسانی مناسب است ، اما از نظر خدمات مراجعان ، به خصوص خدمات تخصّصی موضوعی ، امکان پاسخ گویی به درخواست ها محدود تر می شود .
نظام کاملا غیر متمرکز : در این نظام علاوه بر کتابخانه مرکزی ، هر دانشکده یا گروه هم کتابخانه خاص خود را دارد . در نتیجه هر کتابخانه نیازهای اطلاعاتی دانشکده را در زمینه مربوط برآورده می کند و دسترسی به کتابخانه بسیار آسان تر است . البته در این نظام معایبی چون هزینه های سرسام آور ، اتلاف انرژی ، اتلاف نیروی متخصّص ، اتلاف فضاهای ساختمانی جداگانه ، و تکرار مجموعه ها اجتناب ناپذیر است .
نظام نیمه متمرکز : این نظام که برای دانشگاه های ایران ، به ویژه ، دانشگاه های بزرگتر ، مناسب است ، تلفیقی از دو نظام قبلی است . در اینجا ، کتابخانه مرکزی نقش کتابخانه ی مادر و هماهنگ کننده ی خدمات فنی و تکنیکی سایر کتابخانه ها را بر عهده می گیرد. ( تعاونی ، ۱۳۹۰ )
شکل ۲-۱ ، نمونه نمودار سازمانی کتابخانه مرکزی در نظام نیمه متمرکز.
شکل ۲-۲ ، نمونه نمودار سازمانی کتابخانه دانشکده ای در نظام نیمه متمرکز.
۲-۱۱-۳ : استاندارد سوم : نیروی انسانی .
تعداد کتابداران هر کتابخانه دانشگاهی و نوع و میزان تحصیلات شان باید با نیازهای خدماتی کتابخانه و برنامه ها و مجموعه آن متناسب و هماهنگ باشد .
۲-۱۱-۳-۱ : تعاریف سطوح تخصصی کتابداری و اطلاع رسانی.
کاردانی که شامل دو سال تحصیل در دانشکده کتابداری و اطلاع رسانی پس از اخذ دیپلم دبیرستان است.
کارشناسی که چهار سال تحصیل در دانشکده کتابداری و اطلاع رسانی را در بر می گیرد .
کارشناسی ارشد که دو سال تحصیل دانشگاهی را ، پس از اخذ درجه کارشناسی در یکی از رشته های علوم بشری ، در بر می گیرد .
دوره پیشرفته ^[۴۲] که پس از اخذ دانشنامه کارشناسی ارشد ، دوره یکساله در دانشگاه را شامل می شود و شخص در یکی از رشته های خاص کتابداری و اطلاع رسانی تخصص می یابد.
دکترا که به منظور تربیت گروه پژوهش گران ، آموزش گران و مدیران امور کتابداری و اطلاع رسانی پدید آمده است .