تکرار

اطلاعات باید به دفعاتی که به نوع تصمیم یا فعالیت مربوط است، تولید شوند. اغلب گزارشها در حالت عادی، در فاصله‌های زمانی چرخشی (روزانه، هفته ای، ماهانه و…) تولید می‌شوند.

قابلیت فهم

اطلاعاتی که به شکل و سبک ویژه‌ای نمایش داده می‌شوند به آسانی برای مدیران قابل درک اند. تولیدکننده اطلاعات باید از دانش فنی، سطح معلومات و خصوصیات فردی دریافت کنند و همچنین مشخصات گروهی که وی با آنها کار می‌کند آگاهی کافی داشته باشد. این تنها راه ارزش دادن به اطلاعات است. (تهرانی و تدین، ۱۳۸۴ و ۶و۷).

فناوری
به عقیده کونتز و ویریچ^[۱۵](۱۹۸۸) فناوری به دانش و تخصص چگونگی انجام کارها اشاره دارد و شامل نوآوری‌ها، ابداعات، تکنیک‌ها و حدگسترده‌ای از دانش و اطلاعات می‌شود. به طور کلی، فناوری اصطلاحی است قراردادی، که دارای مضامین زیادی است و نویسندگان مختلف هر یک، این واژه را به گونه‌ای تعریف کرده و به آن از زاویه بخصوصی نگاه کرده اند. بعضی از آنها در تعاریف خود از فناوری بر ماشین آلات مورد استفاده تاکید کرده‌اند و برخی تاکیدشان بر دانش مورد استفاده بوده است. گروهی به تعامل انسان و ماشین توجه کرده و گروهی دیگر توجه خود را به مواد، به عنوان بخشی از فناوری معطوف داشته‌اند (هورج و آنتونی،۱۹۹۸).
فناوری اطلاعات
در واقع اطلاعات، رایانه‌ها را به عنوان زیرساخت اصلی تحول و تبدیل فناوری اطلاعات در نظر گرفته و رایانه‌ها در طی این تبدیل نقشی محوری ایفا کردند. این نقش هم شامل سازگاری و ترغیب دیدگاه های وسیع‌تر اطلاعاتی و هم نحوه تبدیل و مخابره آن در طول زمان و مکان می‌شود. از دهه ۱۹۵۰ رایانه‌ها روش‌های سنتی حسابداری و نگهداری سوابق را از طریق صنعت نوپای پردازش داده جایگزین نمودند. به طور کلی، اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوری هایی به کار می‌رود که ما را در ضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور یاری داده، همچنین فناوری‌های قدیمی تر بایگانی اسناد، ماشین‌های محاسباتی مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می‌گیرد(توربن^[۱۶]، ۱۹۹۶). سایر محققان از جمله اسلیزر و همکاران^[۱۷](۲۰۰۲) فناوری اطلاعات را به عنوان یک چتر معرفی کرده‌اند که اشکال زیادی از نرم‌افزار، سخت افزار و خدمات بکار گرفته شده برای جمع آوری، ذخیره، بازیابی و انتقال اطلاعات را در بر می‌گیرد. پس از رشد و نمو اینگونه فناوری‌ها و به خاطر تاثیرات زیاد و قدرتمندی که بر همه جنبه‌های کسب و کار داشته است، فناوری اطلاعات مسلماً یک نقش حیاتی را در اقتصاد جهانی به عهده گرفته است. علی رغم تمام پیش بینی‌های خوش بینانه‌ای که از آینده فناوری اطلاعات شده است، ویلز و روز^[۱۸](۲۰۰۴) معقتدند که فناوری اطلاعات تنها زمانی می‌تواند به عنوان یک اهرم، سازمان را به اثربخشی که برایش پیش‌بینی شده، برساند و برای سازمان ارزش افزوده به همراه داشته باشد که سازمان پنج دارایی کلیدی نیروی کار، مالی، فیزیکی، مالکیت معنوی و روابط را داشته باشد.
ایتان^[۱۹](۱۹۸۳) بیان می‌کند که فناوری اطلاعات شامل وسایل و ابزاری است که برای تبادل اطلاعات در سازمان از آن استفاده می‌شود. اما باید در نظر داشت که فناوری اطلاعات قبل از اینکه یک سیستم سخت افزاری و مجموعه‌ای از الگوها باشد، یک نظام فکری و فرهنگی است و می‌توان آنرا فرهنگ تولید اطلاعات نامید. بدون ایجاد فرهنگ اطلاعات، نظام فناوری نمی‌تواند دوام داشته باشد. بنابراین آنچه در فناوری اطلاعات مهم است، تفکر اطلاعات گراست. فناوری اطلاعات از اتصال و ترکیب مجموعه‌ای از فکرهای مفید تولید شده و شکل می‌گیرد و رایانه و ابررایانه‌ها و سیم و کابل و ابزارهایی از این قبیل نیست. در فناوری اطلاعات، فکر انسانهای خردمند است که تولید اطلاعات می‌کند(محمدنژاد، ۱۳۷۸). درهرصورت سازمانها بایستی روندهای محیطی را پیش بینی و کنترل نمایند و اطلاعات لازم را از وضعیت‌های گوناگون جهت اتخاذ استراتژی‌های لازم بدست آورند. اما اینکه سازمانها چگونه خود را با این تغییر و تحولات سازگار می‌کنند مسئله‌ای است که سیستم‌های اطلاعاتی را مطرح می‌سازد.
سیستم‌های اطلاعاتی
به طور کلی در یک تعریف ساده، سیستم‌های اطلاعاتی می‌تواند هر ترکیب سازماندهی شده از افراد، سخت افزار، نرم‌افزار، شبکه‌های ارتباطی و منابع داده‌ای باشد که در یک سازمان اطلاعات را جمع اوری کرده، تغییر شکل داده و آنها را منتشر می‌کند(ابراین، ۸۷). یک سیستم اطلاعاتی حاوی اطلاعاتی در مورد یک سازمان و محیط پیرامون آن می‌باشد.
سه فعالیت اساسی ورودی، پردازش و خروجی، اطلاعات موردنیاز سازمانها را فراهم می‌کند. بازخور عبارتست از خروجی که به افراد یا فعالیت‌های مناسب در سازمان برای ارزیابی و بهبود ورودی، بازگردانده می‌شوند. عوامل محیطی چون مشتریان، تامین کنندگان، رقبا، سهامداران و آژانس‌های نظارتی با سازمان و سیستم‌های اطلاعاتی آن تعامل دارند(لاودن و لادن، ۱۳۸۴). سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت‌، به سیستم‌های اطلاعاتی با کاربری خاصی اطلاق می‌شود که اطلاعات مورد نیاز سازمان و مدیریت را جهت تصمیم گیری‌، برنامه ریزی‌، سازماندهی‌، کنترل و نظارت‌، هماهنگی ارتباطات و هدایت سازمان تامین می‌کند. اطلاعات این سیستمها، شامل گزارش ها‌، آمارها‌، تحلیل‌ها و حتی راه حل‌های کارشناسانه نیز می‌باشد. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد (دیویس و اولسون ۱۹۸۵). سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، سیستمی است یکپارچه و کاربردی که اطلاعاتی را جهت حمایت از وظایف تصمیم گیری و مدیریت عملیات در سازمان فراهم می‌آورد (صرافی زاده‌، ۱۳۸۳).چنین سیستم هایی سازمان را قادر می‌سازند تا اطلاعات لازم را در زمانهایی خاص دریافت و پردازش نمایند. این اندیشه باعث تکوین پارادایم فناوری اطلاعات شد اما بهتر است ابتدا مرز میان این دو اصطلاح مشخص شود.
تفاوت سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و فناوری اطلاعات
دو دیدگاه عمده‌ای که به بررسی این ارتباط پرداخته‌اند، مرزی خاص را بین دو مفهوم در نظر می‌گیرند. در نگاه محدود، فناوری اطلاعات دلالت بر بخش فناوری سیستم‌های اطلاعات دارد که شامل سخت افزار، نرم‌افزار، پایگاه داده، شبکه‌ها و دیگر تجهیزات مورد استفاده در سیستم هاست. بنابراین از این دیدگاه، فناوری اطلاعات جزئی از سیستم اطلاعات است. در نگاه وسیعتر فناوری اطلاعات، تشریح کننده سیستم‌های اطلاعاتی، کاربران و مدیریت سازمان است. رابطه بین فناوری اطلاعات، سیستم‌های اطلاعاتی و اطلاعات را می‌توان به صورت شکل ۲-۲ نشان داد.
باید توجه داشت که سیستم‌های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم‌های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم‌های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می‌کند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش، اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مسأله به نرم‌افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود. بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فناوری، ارزشها ومعیارهایی که در این انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده‌اند یا خیر را در بر می‌گیرد. درصورتی که هدف از مدیریت اطلاعات، ارتقای کارایی سازمان ازطریق تقویت توانایی های آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است. امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی رابه خوبی تشخیص می دهند. درمیان سرمایه‌های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه‌های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، با ارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شوند. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت را در درون سازمان برآورد، سازد. چنین سیستم اشتراکی فواید زیر را داراست:کاهش کارهای تکراری درنگهداری پایگاه های اطلاعاتی، ارائه داده‌های دقیقتر، زیرا داده‌ها دریک محل نگهداری می‌شوند و فقط نیاز است که روز آمد شوند؛ ایجاد ارتباطات بهتر در درون سازمان به طوری که هرفرد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی ۱۳۸۰). امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی دربیشتر شرکتهای جهان رایج است. طبق آماری، بیش از ۷۰ درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشرکتهای مکزیکی بیش از ۹۰ درصد می باشد. بیش از ۶۰ درصد شرکتهای مکزیکی وبیش از ۸۰ درصد شرکتهای آمریکایی وکره‌ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند(مک‌لود^[۲۰]، ۱۹۹۸).
سیر تکاملی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
مبنای شکل گیری سیستم‌های اطلاعاتی با مفهوم امروزی آن با اختراع رایانه شروع می‌شود. این امر در ابتدا توسط شرکت‌های سازنده رایانه‌ها شکل گرفت. تلقی این شرکت‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان سیستم مناسبی برای توسعه کاربرد رایانه بود که از طریق آموزش آن در محیط مدیران به تولید و فروش بیشتر سخت افزار دست می‌یافتند. ولی این مسئله خیلی طولانی نبود و خیلی سریع سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک ضرورت خودنمایی کردند این سیر تکاملی را می‌توان در مقاطع زیر دسته بندی کرد(جونز تون^[۲۱]، ۱۹۹۸):
اواخر دهه ۱۹۴۰ تا اوایل دهه ۱۹۵۰: این دوران به ماشین حسابهای غول پیکر معروف است. در این دوران از رایانه‌های نسل اول (رایانه‌های لامپی) استفاده می‌شد. مهمترین کاربرد رایانه در این دوره مربوط به کاربردهای علمی است.
اواخر دهه ۱۹۵۰ تا اوایل دهه ۱۹۶۰:این دوره با اختراع رایانه‌های ترانزیستوری آغاز گردید. این دوره را شاید بتوان دوره اقتدار برنامه نویسان دانست. زیرا در این دوره مکانیزه کردن مفاهیم اولیه مالی و کلا امور اولیه پردازش داده‌ها شکل گرفت.
اواخر دهه ۱۹۶۰:این دوره با کاربرد چیپ در رایانه‌ها (رایانه‌های نسل دوم) شروع شد. رایانه‌های این دوره که مین فرم^[۲۲] نامیده شدند توسعه یافته و در بنگاههای اقتصادی نصب و مورد بهره برداری قرار گرفتند. اهم سیستم‌های این دوره را سیستم‌های دسته‌ای تشکیل می‌دادند و با توجه به فناوری روز هیچ کاربردی در تماس مستقیم با رایانه قرار نداشت. موارد زیر هم مسائل توسعه سیستم‌ها پس از موفقیت نسبی پروژه‌های مربوط به پردازش در این دوره محسوب می‌گردد.
گسترش کاربرد رایانه در تمامی سازمان
پیچیدگی فزاینده امور
مشکل برنامه نویسان در پاسخگویی و مدیریت امور
مشکل برنامه نویسان در درک درست خواسته‌های مصرف کنندگان نهایی
اشکال اساسی در محاسبه هزینه و زمان پروژه‌های توسعه سیستم‌های اطلاعاتی
و براساس همین مشخصه‌ های فوق، انقلابی در بحث توسعه سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات واقع گردید که نتایج آن بدین شرح می‌باشد:
پدید آمدن تخصص‌های جدید در پردازش داده ها
تحلیل گران سیستم
طراحان سیستم
مدیران پروژه
پدید آمدن بخش‌های متولی پردازش داده ها
تمرکز منابع انسانی متخصص
پدید آمدن مدیران آموزش دیده و با تجربه در زمینه فناوری اطلاعات
اوایل دهه ۱۹۷۰:پدید آمدن امکان ارتباط مستقیم با رایانه در این دوره و پیچیدگی هر چه بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی، مهمترین مشخصه‌ های این دوره به شمار می‌روند.
اواخر دهه ۱۹۷۰: در این دوره انقلاب دیگری در سیستم‌های اطلاعاتی پدید آمده، عوامل اصلی این پدیده عبارتند از:
تمرکز توسعه سیستم ها
تمرکز داده‌ها (پایگاه های اطلاعاتی)
تمرکز عملیات (سخت افزار، نرم‌افزار و پشتیبان)
ایجاد شبکه ارتباطی
نگرش ساخت یافته در توسعه سیستم‌های اطلاعاتی
تدوین چرخه حیات توسعه سیستم‌های اطلاعاتی
تدوین متدولوژی‌های تجزیه و تحلیل و طراحی
تولید برنامه یا نگرش ساخت یافته
دهه ۱۹۸۰:در این دهه مسائل زیر در توسعه سیستم‌های اطلاعاتی پدید آمد:
پدید آمدن نسل چهارم رایانه‌ها (ریز پردازنده ها)
توسعه فلسفی در مفاهیم سیستم‌های اطلاعاتی و پدید آمدن نظریاتی در خصوص:
سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
سیستم‌های پشتیبانی تصمیم گیری